Der Gedanke an einen Verwalterwechsel schreckt viele Eigentümergemeinschaften ab – vor allem große. Die Sorge: monatelanges Durcheinander, verlorene Unterlagen, eine Buchhaltung, die niemand mehr nachvollziehen kann. Tatsächlich ist der Wechsel ein klar geregelter Vorgang, der bei guter Vorbereitung geräuschlos abläuft. Die RGI Immobilien GmbH & Co. KG übernimmt regelmäßig große Wohnanlagen von Vorverwaltungen und kennt die Stolpersteine. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf Schritt für Schritt.

Wann ist ein Verwalterwechsel gerechtfertigt?

Wenn die Verwaltung ihre gesetzlichen Kernpflichten nicht mehr zuverlässig erfüllt. Unzufriedenheit allein reicht als Anlass – rechtlich braucht es für die Nichtwiederbestellung ohnehin keinen Grund, weil die Bestellung ohnehin zeitlich befristet ist. Typische Auslöser sind:

Jahresabrechnungen kommen regelmäßig verspätet oder sind fehlerhaft
Beschlüsse der Eigentümerversammlung werden nicht oder nur teilweise umgesetzt
Anfragen bleiben über Wochen unbeantwortet
Instandhaltungsmaßnahmen werden aufgeschoben statt geplant
Die Verwaltung ist der Größe der Anlage organisatorisch nicht gewachsen
Kein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG im Team

Gerade der letzte Punkt betrifft viele große Anlagen: Was bei zwölf Einheiten noch funktioniert, bricht bei sechzig zusammen. Mehr dazu im Beitrag über WEG-Verwaltung für große Eigentümergemeinschaften.

Wie wird der Verwalterwechsel beschlossen?

Durch einfachen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung. Nach § 26 WEG bestellt und abberuft die Gemeinschaft den Verwalter; die Abberufung ist jederzeit und ohne Angabe von Gründen möglich. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Praktisch läuft das in dieser Reihenfolge:

Der Verwaltungsbeirat holt Angebote von zwei bis drei Verwaltungen ein
Die Angebote werden mit der Einladung zur Versammlung an alle Eigentümer versandt
In der Versammlung wird über Abberufung beziehungsweise Nichtwiederbestellung des alten Verwalters beschlossen
Anschließend wird der neue Verwalter bestellt und der Abschluss des Verwaltervertrags beschlossen
Der Beschluss wird protokolliert und in die Beschluss-Sammlung aufgenommen

Wichtig: Bestellung des Verwalters und Abschluss des Vertrags sind zwei getrennte Beschlüsse. Fehlt der zweite, entsteht Streit über die Vergütung.

Welche Unterlagen muss der alte Verwalter herausgeben?

Alle Unterlagen, die der Gemeinschaft gehören – und das sind mehr, als die meisten erwarten. Der bisherige Verwalter ist zur vollständigen Herausgabe verpflichtet; die Unterlagen sind Eigentum der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung.

Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan
Vollständige Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG
Protokolle aller Eigentümerversammlungen
Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der Vorjahre
Buchhaltung, Kontoauszüge und Belege
Nachweis über Bestand und Anlage der Erhaltungsrücklage
Sämtliche laufenden Verträge: Versicherungen, Wartung, Hausmeister, Energielieferung
Wartungs- und Prüfprotokolle, etwa für Aufzug, Heizung, Trinkwasser und Brandschutz
Handwerkerrechnungen und Gewährleistungsunterlagen
Mieter- und Eigentümerlisten, Schlüsselverzeichnis

Weigert sich der alte Verwalter, kann die Gemeinschaft die Herausgabe gerichtlich durchsetzen und ein Zurückbehaltungsrecht an der Schlussvergütung geltend machen. In der Praxis reicht meist eine anwaltlich formulierte Fristsetzung.

Der kritische Punkt: die Übernahme der Buchhaltung

Bei großen Anlagen ist nicht die Aktenübergabe das Problem, sondern die Buchhaltung. Die neue Verwaltung muss den Kontenstand zum Stichtag übernehmen, offene Posten identifizieren, die Erhaltungsrücklage abgleichen und den laufenden Wirtschaftsplan fortführen – und das oft auf Basis einer fremden Softwarelogik.

Typische Fundstücke bei der Übernahme großer Objekte: nicht zugeordnete Zahlungseingänge, eine rechnerisch nicht nachvollziehbare Rücklage, Hausgeldrückstände ohne Mahnhistorie und Verträge, die längst gekündigt sein sollten. Deshalb gilt: Je größer die Anlage, desto wichtiger ist eine Stichtagsbilanz und eine dokumentierte Übergabe – nicht nur ein Karton mit Ordnern.

Konten und Zahlungsverkehr

Die Gemeinschaft führt eigene Konten, nicht der Verwalter. Beim Wechsel werden Verfügungsberechtigungen umgestellt, Lastschriftmandate für Hausgelder neu eingerichtet und Daueraufträge an Dienstleister angepasst. Bei 60 Einheiten sind das 60 Zahlungsvorgänge, die reibungslos weiterlaufen müssen – der häufigste Zeitfresser im gesamten Prozess.

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?

Realistisch drei bis sechs Monate von der ersten Angebotsanfrage bis zum vollständig abgeschlossenen Übergang. Der Beschluss selbst dauert eine Versammlung, die Übergabe der Unterlagen einige Wochen, die saubere Übernahme der Buchhaltung bei großen Anlagen deutlich länger.

Ein Wechsel zum 1. Januar ist buchhalterisch am einfachsten, weil Wirtschaftsjahr und Verwalterwechsel zusammenfallen. Zwingend ist das nicht – ein unterjähriger Wechsel bedeutet lediglich eine geteilte Jahresabrechnung, die beide Verwaltungen anteilig verantworten.

Wie RGI Immobilien Übergaben abwickelt

Für die Eigentümergemeinschaft bleibt es beim Beschluss – den Rest übernehmen wir. Dazu gehören die Anforderung der Unterlagen beim Vorverwalter, die Umstellung der Konten, die Übernahme und Prüfung der Buchhaltung sowie die Einpflege aller Daten in unsere Verwaltungs-App. Eigentümer haben danach direkten Zugriff auf Dokumente, Abrechnungen und Beschlüsse und können Anliegen über ein Ticketsystem mit sichtbarem Bearbeitungsstatus melden. Details zu unseren Leistungen finden Sie unter Hausverwaltung.

Häufige Fragen zum Verwalterwechsel

Braucht die Abberufung des Verwalters einen wichtigen Grund?

Nein. Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit und ohne Angabe von Gründen abberufen werden. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Welche Mehrheit ist für den Wechsel nötig?

Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Eigentümerversammlung. Da die Versammlung seit 2020 unabhängig von der Anwesenheit beschlussfähig ist, kann der Beschluss auch bei geringer Beteiligung wirksam gefasst werden.

Was passiert, wenn der alte Verwalter Unterlagen zurückhält?

Die Gemeinschaft hat einen Herausgabeanspruch, der notfalls gerichtlich durchsetzbar ist. Zusätzlich kann die Schlusszahlung der Verwaltervergütung bis zur vollständigen Übergabe zurückbehalten werden.

Kostet der Wechsel die Eigentümergemeinschaft Geld?

Die Übernahme selbst wird von seriösen Verwaltungen in der Regel nicht gesondert berechnet. Kosten können entstehen, wenn die Buchhaltung des Vorverwalters aufwendig rekonstruiert werden muss oder rechtliche Unterstützung bei der Unterlagenherausgabe nötig wird.

Fazit: Ein Wechsel ist Aufwand – aber ein einmaliger

Viele Gemeinschaften bleiben jahrelang bei einer Verwaltung, mit der sie unzufrieden sind, weil der Wechsel kompliziert wirkt. Tatsächlich ist er ein Beschluss und eine geordnete Übergabe. Bei großen Anlagen entscheidet vor allem die Sorgfalt bei der Buchhaltungsübernahme darüber, ob der Wechsel ruhig verläuft. Sprechen Sie uns an – wir erstellen Ihnen ein Angebot und begleiten die Übergabe: Kontakt zu RGI Immobilien.

Den vollständigen Wortlaut zur Bestellung und Abberufung des Verwalters finden Sie in § 26 WEG beim Bundesministerium der Justiz.

Verwalterwechsel bei großen Wohnanlagen – so läuft die Übergabe ohne Chaos